Introdução
O Microsoft Word é, sem dúvida, o editor de textos mais utilizado no mundo. Trata-se de uma ferramenta repleta de recursos e funcionalidades, o que a torna apta à elaboração dos mais diversos tipos de documentos. Neste artigo, você conhecerá 20 dicas que lhe ajudarão a tirar melhor proveito do Word. Esses truques foram baseados e testados nas versões 2003 e 2007 do Word em português do Brasil.
A seguir, as dicas.
1 - Tudo em maiúsculo ou em minúsculo rapidamente:
Se você precisa deixar uma palavra, uma frase ou, ainda, um parágrafo todo em letras maiúsculas, não precisa digitar tudo novamente. Basta selecionar a palavra, a frase ou o parágrafo, e pressionar as teclas
Shift e
F3 ao mesmo tempo. Se quiser que o texto volte a ficar com letras minúsculas, pressione
Shift e
F3 novamente. Se você repetir esse procedimento pela terceira fez, apenas a primeira letra da palavra ou da frase ficará maiúscula.
2 - Evite que palavras se separem no final da linha
Muitas vezes você está trabalhando em um documento e percebe que um certo conjunto de palavras ficaria melhor se estivesse na mesma linha. Por exemplo, suponha que você necessite manter o nome
Ayrton Senna sempre junto. Para isso, escreva a palavra
Ayrton, pressione ao mesmo tempo as teclas
Ctrl,
Shift e
Espaço e, por fim, digite
Senna. Repare agora que
Ayrton Senna ficará sempre junto, como se fosse uma palavra só. Se esse nome não couber inteiro no final da linha, ambas as palavras irão para a linha seguinte.
3 - Gere rapidamente um texto para testes
Você precisa fazer testes de formatação, de impressão ou qualquer outro que necessite de um texto? Então faça o Word criar esse texto automaticamente. Para isso, abra o programa, digite a instrução abaixo e, em seguida, pressione
Enter:
=rand(x, y)
Onde
x indica a quantidade de parágrafos que o texto deve ter, e
y indica a quantidade de frases em cada parágrafo. Por exemplo, se você quer um texto com 2 parágrafos e 4 frases em cada um, basta digita
=rand(2,4). Na versão 2003 do Word em português do Brasil, a frase utilizada é "A ligeira raposa marrom ataca o cão preguiçoso". Por sua vez, a versão 2007 do programa aplica os textos disponíveis em seus arquivos de ajuda.
4 - Aumente ou diminua o tamanho de uma fonte rapidamente
Se você precisa aumentar ou diminuir o tamanho da fonte de uma palavra ou de uma frase, não precisa acessar os recursos de formatação para isso. Basta selecionar a palavra ou a frase desejada e pressionar, ao mesmo tempo, os botões:
Ctrl e
] para aumentar a fonte
Ctrl e
[ para diminuir a fonte
5 - Saiba a quantidade de palavras e letras de seu texto
Se, por algum motivo, você precisa saber a quantidade de palavras ou de letras que seu texto tem, basta fazer o seguinte:
- No Word 2003, vá ao menu
Ferramentas e clique na opção
Contar palavras;
- No Word 2007, clique na aba
Revisão e, em seguida, no botão
Contar palavras.
Note que, com esse procedimento, o Word exibirá uma janela que informa a quantidade de páginas, a quantidade de caracteres (com e sem espaço), a quantidade de parágrafos e a quantidade de linhas. Se você precisa que apenas as informações de um trecho do texto sejam exibidas, basta selecioná-lo e repetir o procedimento. Ao fazer isso, o recurso
Contar palavras mostrará apenas os dados do trecho selecionado.
6 - Use as sugestões de sinônimos do Word
Você está elaborando um texto e percebe que uma determinada palavra já foi utilizada naquela frase ou não se encaixa no contexto. Se você não se lembra de nenhuma outra palavra que possa substituí-la, tente utilizar as sugestões dadas pelo próprio Word. Para isso, clique com o botão direito do mouse sob a palavra que deseja substituir e, no menu que surgir, escolha uma palavra que aparece na opção
Sinônimos.
7 - Insira símbolos e caracteres especiais
Você precisa inserir o símbolo da moeda
euro em seu texto? Ou, ainda, uma seta, o sinal de desigualdade, o símbolo de
copyright, caracteres gregos, entre outros? No Word isso é fácil:
- Na versão 2003 do programa, vá ao menu
Inserir, escolha a opção
Símbolo e, na caixa que surgir, escolha o símbolo ou o caractere desejado. Clique no menu
Subconjunto para escolher a categoria do caractere desejado;
- No Word 2007, vá à aba
Inserir, localize e clique no botão
Símbolo. Ao fazer isso, o Word mostrará uma pequena lista com os caracteres mais comuns. Para acessar a caixa que exibe todo os caracteres, clique em
Mais símbolos.
Em ambos os casos, após selecionar o caractere desejado, clique no botão
Inserir.
8 - Impressão: reduza para caber
Você quer imprimir um texto, mas percebe que a última página contém apenas algumas poucas linhas. Além de ser um desperdício, entregar um documento impresso com a última página quase toda em branco pode ser deselegante. Ao lidar com um problema como esse, faça uso do recurso
Reduzir para caber do Word:
- No Word 2003, vá em
Arquivo e clique em
Visualizar impressão. Na tela de visualização do arquivo, clique no botão
Reduzir para caber. Note que o pequeno texto que estava na última página foi para a página anterior;
- No Word 2007, clique no botão
Office (o botão redondo no canto superior esquerdo do programa), vá à opção
Imprimir e escolha
Visualização de impressão. Na tela que surgir, procure e clique no botão
Reduzir uma página.
9 - Recupere arquivos danificados
Quem é que nunca se deparou com um arquivo do Word danificado ao ponto de não abrir corretamente ou sequer abrir? Se isso acontecer com você, saiba que há um meio de tentar recuperar o arquivo. Para isso, abra o Word vazio, isto é, sem nenhum arquivo aberto nele. Em seguida, vá ao menu
Arquivo e clique em
Abrir (na versão 2007, menu
Office, opção
Abrir). Na janela que surgir, procure pelo arquivo danificado e selecione-o. Em seguida, clique na pequena seta localizada ao lado do botão
Abrir e escolha a opção
Abrir e reparar.
Esse procedimento é suficiente para recuperar um arquivo danificado, mas é importante frisar que nem sempre funciona.
10 - Use grades para posicionar objetos
Se você precisa posicionar imagens ou outros itens com precisão nas páginas de um documento, talvez o recurso de grades lhe ajude nessa tarefa. Para exibir grades no Word 2007, basta ir à aba
Exibição e clicar na opção
Linhas de Grade.
No Word 2003, esse procedimento é um pouco mais trabalhoso: em primeiro lugar, é necessário que o menu
Desenho esteja sendo exibido (geralmente ele é posicionado na parte inferior do Word). Se esse menu não estiver aparecendo, clique com o botão direito do mouse sob qualquer ponto dos menus superiores e escolha a opção
Desenho. Se preferir, vá ao menu
Exibir, escolha
Barras de ferramentas e, por fim, clique em
Desenho. Quando esse menu estiver aparecendo, clique no botão
Desenhar e procure o item
Grade. Na caixa que surgir, clique no item
Exibir linhas de grade na tela e clique em
Ok.
Note que o Word mostrará uma grade que ajuda a posicionar itens no texto. Para a grade sumir, basta desfazer o procedimento.
11 - Repita a última ação com um botão
Suponha que você alterou a cor e o tamanho da fonte de um parágrafo. Se logo em seguida você quiser aplicar essa mesma formatação em um outro trecho do texto, basta selecioná-lo e pressionar a tecla
F4. Esse procedimento faz com que o Word repita a última ação realizada, portanto funciona com outros recursos além dos de formatação.
12 - Cole textos sem formatação
Você encontrou um texto interessante na internet, mas ao colá-lo em seu documento do Word, notou que ele veio com tabelas, figuras e formatações que bagunçam o trabalho. Para evitar que isso aconteça, copie o texto e:
- No Word 2003, vá ao menu
Editar, escolha
Colar Especial e selecione a opção
Texto não formatado;
- No Word 2007, vá à aba
Início, clique no botão
Colar, selecione o item
Colar Especial e, por fim, escolha
Texto não formatado.
Executando esse procedimento, o texto será inserido no Word "puro", isto é, sem formatação ou outros elementos que possam atrapalhar o layout do documento.
13 - Insira marcas d'água rapidamente
Muitas vezes é necessário inserir uma marca d'água no documento com dizeres como "minuta", "confidencial", "rascunho", "exemplo", entre outros. No Word, isso é fácil:
- No Word 2007, vá à aba
Layout de Página e clique no botão
Marca D'água. Ao fazer isso, o programa mostrará várias marcas d'água pré-prontas. Basta selecionar a desejada, e ela aparecerá em todas as páginas de seu documento. Se quiser mudar a palavra, alterar sua posição ou, ainda, inserir uma imagem, basta clicar no botão
Marca D'água e, em seguida, escolher
Personalizar Marca D'água;
- Na versão 2003 do Word, basta ir ao menu
Formatar, escolher
Plano de fundo e, por fim, clicar no botão
Marca d'água impressa. Note que, na caixa que surgir, é possível escolher uma palavra para servir de marca, alterar sua formatação e sua posição (horizontal ou diagonal) ou selecionar uma imagem.
14 - Data ou hora atualizada automaticamente
Suponha que você tenha um modelo de carta que envia a cada novo cliente de sua empresa. O problema é que, nesse documento, você sempre precisa inserir a data atual. Mas, e se você esquecer de atualizar essa informação? Para evitar situações como essa, use a opção de atualização automática de data e hora do Word. Para isso:
- No Word 2007, vá à aba
Inserir e clique no botão
Data e hora. Na janela que surgir, escolha o formato de data ou hora desejado, assim como o idioma. Por fim, marque a caixa
Atualizar automaticamente (se essa caixa não for marcada, o Word simplesmente inserirá a data atual, mas não a atualizará) e clique em
Ok;
- No Word 2003, clique no menu
Inserir e escolha
Data e hora. Escolha o formato de data desejado, altere o idioma, se necessário, e marque
Atualizar automaticamente. Por fim, clique em
Ok.
15 - Remova a formatação do texto
Precisa remover a formatação de um trecho de seu texto? É fácil: selecione o trecho e pressione as teclas
Ctrl e
Espaço ao mesmo tempo. Se quiser remover a formatação de todo o documento, pressione os botões
Ctrl e
T ao mesmo tempo e repita o procedimento anterior.
16 - Defina outra fonte como padrão
Se você é acostumado a usar uma fonte diferente da que o Word aplica como padrão quando um arquivo é criado, faça com que a fonte padrão seja outra. Para isso:
- No Word 2003, clique em
Formatar e escolha
Fonte. Na janela que abrir, selecione a fonte desejada, clique no botão
Padrão e, depois, em
Ok;
- No Word 2007, vá à aba
Início e clique no símbolo localizado na parte inferior direita da caixa
Fonte. Na caixa que surgir, escolha a fonte que quiser, clique em
Padrão e, por fim, em
Ok.
17 - Imprima mais de uma página por folha
Sabia que é possível imprimir mais de uma página por folha no Word? Para isso, vá ao menu
Office, escolha
Imprmir e, depois,
Impressão (no Word 2003, vá ao menu
Arquivo e clique em
Imprimir). Na caixa de impressão que abrir, vá à divisão
Zoom e escolha quantas páginas por folha você quer imprimir.
18 - Passe um parágrafo para cima ou para baixo rapidamente
Você está organizando um documento e descobre que precisa mover um parágrafo para cima. O jeito é recortar e colar, não? Na verdade, há uma maneira mais fácil: selecione o parágrafo ou o trecho do texto desejado e pressione ao mesmo tempo as teclas
Shift,
Alt e
seta para cima. Se o parágrafo precisa ser movido para baixo, basta repetir o procedimento, porém utilizando a tecla de
seta para baixo do teclado. Esse recurso também funciona para movimentar linhas em tabelas.
19 - Seleção avançada de texto
Quando um texto é selecionado no Word, esse processo é feito da esquerda para a direita, "pegando" cada linha de ponta a ponta. Mas, e se você quiser selecionar um trecho a partir do centro da tela até o seu final, à direita (ver imagem abaixo)? Fazer isso é fácil: mantenha pressionada a tecla
Alt em seu teclado e clique no ponto de origem da seleção. Em seguida, mova o mouse na direção da seleção a ser feita.
Note na imagem acima que apenas a metade direita do texto foi selecionada. Ao fazer isso em seu texto, você pode pressionar os botões
Ctrl e
C ao mesmo tempo para copiar o conteúdo. Note que somente o trecho selecionado será copiado:
20 - Abra arquivos do Word 2007 no Word 2003
O Word 2007 abre sem dificuldades arquivos das edições 2003 e anteriores, mas o contrário não acontece - o Word 2003 não consegue abrir arquivos do Word 2007 (cuja extensão é .docx). Para resolver esse problema, basta instalar um
conversor oferecido gratuitamente pela Microsoft. Depois de instalado, o próprio Word 2003 fará a conversão do arquivo para um formato que o programa possa ler.
Fonte: http://www.infowester.com/dicasword.php
